Entonces, ya estás listo para comenzar un nuevo proyecto de automatización de procesos. Pero primero, necesitas obtener la aprobación de la alta dirección. Durante esta reunión, seguramente te harán la pregunta clave: “¿Qué retorno de inversión (ROI) podemos esperar de este proyecto?” El futuro de tu proyecto depende de tu respuesta a esta pregunta. Entonces, ¿Cómo se calcula exactamente el ROI de la automatización de procesos?

¿Y cómo se justifica tu proyecto de automatización?

Asegurar el Presupuesto

Las organizaciones están asignando cada vez más presupuestos y esfuerzos para acelerar sus transformaciones digitales. Sin embargo, aún puede ser un desafío lanzar una nueva iniciativa de automatización de procesos, especialmente cuando los interesados se enfocan en los costos iniciales en lugar de ver el valor a largo plazo.

Necesitas demostrar las ventajas que la automatización de procesos puede aportar a tu organización y presentarla como una inversión estratégica, no solo como otro gasto en TI. Al centrarte en el ROI, tendrás más posibilidades de asegurar el presupuesto inicial necesario para implementar tu nueva iniciativa de automatización. Luego, todos podrán cosechar los beneficios una vez que tu proyecto comience a dar resultados.

 

Los Beneficios Cualitativos de la Automatización de Procesos, también conocidos como ROI Suave

Estos beneficios, aunque más difíciles de ejemplificar con cifras, no deben pasarse por alto a la hora de considerar las razones para emprender un proyecto de automatización de procesos. Todos ellos contribuyen a una mayor transformación digital de tu organización.

• Mejora en la experiencia del cliente: La automatización de procesos pone a disposición datos que permiten contextualizar el recorrido del cliente y ayuda a las organizaciones a crear experiencias más personalizadas.
• Mayor agilidad empresarial: Adoptar un enfoque de “comenzar en pequeño, pensar en grande” en la automatización de procesos significa que la organización puede implementar procesos rápidamente, realizando cambios incrementales a medida que avanza para obtener resultados impactantes de forma más rápida. 
• Mayor satisfacción de los empleados: Las tareas automatizadas suelen ser aquellas que son arduas, repetitivas y poco gratificantes. Los empleados pueden dedicarse a trabajos más enriquecedores, lo que a su vez puede aumentar su productividad.
• Mejora en la calidad de los procesos: Los procesos se planifican y modelan antes de la automatización, lo que brinda visibilidad y oportunidades para simplificar y mejorar los procesos.
• Mayor orquestación empresarial: La automatización de procesos respalda la coordinación de personas, sistemas e información en toda la organización para apoyar la estrategia de negocio.
• Mantenerse al día con la competencia: Gartner predice que para 2026, el 30% de las empresas habrán automatizado más de la mitad de sus operaciones, por lo que es importante invertir en una plataforma de automatización de procesos si aún no lo has hecho, y continuar automatizando procesos clave de negocio para seguir siendo competitivo en tu mercado.

Los Beneficios Cuantitativos de la Automatización de Procesos, también conocidos como ROI Duro

Los beneficios que generan un ROI duro, ejemplificados con números, son más propensos a captar la atención dentro de tu organización y son más fáciles de calcular, ya que se basan en cifras reales a las que puedes acceder.

Para cada uno de los beneficios a continuación, se ha incluido un ejemplo del mundo real logrado por clientes de Bizagi:

• Mayor productividad: Se implementan procesos automatizados en toda la empresa, liberando a los empleados de tareas manuales, incluida la auditoría, lo que ahorra tanto tiempo como dinero.
  Ejemplo del mundo real: DHL Group reasigna varios empleados a tiempo completo al lograr una tasa de automatización superior al 90% en su proceso de facturación de IVA.
• Ahorro global de costos: Se pueden lograr ahorros monetarios de diversas formas, incluyendo el reemplazo de sistemas heredados y la digitalización de procesos para reducir los gastos en papel utilizado en comunicaciones internas y externas.
  Ejemplo del mundo real: Old Mutual redujo los costos operativos de sus sucursales en 3 millones de dólares al año gracias a la disminución de los costos de capacitación.
• Mejora en la prestación de servicios: Al reducir los tiempos de ciclo mediante la automatización de procesos, las empresas pueden generar oportunidades para aumentar las ventas, incrementar la retención de clientes y disminuir la pérdida de clientes.
  Ejemplo del mundo real: ManpowerGroup Portugal implementó la automatización de procesos para generar el doble de ingresos con la misma cantidad de recursos.

Cómo Calcular tu ROI

Para predecir con precisión el ROI de tu proyecto de automatización de procesos, puedes adoptar un enfoque basado en datos que cuantifique tanto los costos como los posibles beneficios.

Aquí tienes cinco pasos que te ayudarán a calcular el ROI de la automatización de procesos:

1. Identificar los Costos Directos:
   Los costos iniciales y continuos incluyen:
   • Inversiones en tecnología: licencias de software, hardware (si aplica) e infraestructura.
   • Costos de implementación: desarrollo, integración y honorarios de consultoría.
   • Capacitación y gestión del cambio: tiempo y recursos necesarios para formar a los empleados.
   • Mantenimiento continuo: soporte, actualizaciones y posible escalabilidad.
2. Cuantificar el Ahorro de Tiempo y Costos:
   Calcula los beneficios tangibles que la automatización de procesos puede aportar:
   • Ahorro en mano de obra: estima el tiempo ahorrado en tareas manuales y tradúcelo en ahorro de costos basado en los salarios de los empleados.
   • Reducción de errores: estima el costo promedio de los errores y cómo la automatización los mitiga al evitar errores manuales.
   • Mejora en los tiempos de ciclo: procesos más rápidos pueden acelerar la prestación de servicios e incrementar los ingresos.
3. Considerar los Incrementos en los Ingresos:
   Además de los ahorros en costos, la automatización de procesos también puede aumentar los ingresos:
   • Mayor capacidad: los empleados pueden centrarse en tareas de mayor valor en lugar de trabajos rutinarios y manuales.
   • Retención y adquisición de clientes: un servicio más rápido y preciso puede mejorar la satisfacción y lealtad del cliente.
4. Aplicar la Fórmula del ROI:
   Existen varias fórmulas para calcular el ROI, pero la más básica es bastante simple y efectiva:

ROI = (Retorno neto / Costo de la inversión) x 100

• • Considera las ganancias totales recibidas, que puedes calcular restando el monto invertido en el proyecto del monto obtenido.
  • Divide esto por el monto total gastado.
  • Multiplica por 100 para obtener el número en forma de porcentaje.

5. Utilizar la Modelización de Escenarios:
Para fortalecer tu caso de negocio, crea escenarios de mejor caso, peor caso y el más probable. Esto ofrece a los interesados un rango de resultados           potenciales, ayudándoles a entender mejor los riesgos y las recompensas.

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